こんにちは。
行政書士の武田です。
先日、長期に渡って手続きをしてきたとある補助金の入金処理が無事完了しました。
補助金は原則後払いですので、補助対象事業を実施した後に報告事務を行って初めて補助金が入金されるのですが、
今回の補助金でかかった総手続期間、なんと7ヵ月！
それにしても長い手続きでした…。
この補助金はこの煩雑な手続き故に採択されても報告手続きが面倒になってしまい、
途中辞退をする方が後を絶たないそうです。
その数、2年間で1000件以上との報告がされています。
事業実施後のこの煩雑な報告手続きはなんとかならないものかと誰もが思うのですが、そこはやはりお役所仕事。
証憑などきっちり出すものは出さなければいけませんし、提出期限も守らなければいけません。
従って、こちらとしてはいかにスムーズに報告事務を行うかを心がける必要があります。
報告事務はどの補助金も、ある程度共通しているところがありますので、
事前に作業を予測しておくことで報告作業をスムーズに進めることができます。
（※補助金はそれぞれ独自のルールがありますのであくまでもご参考までに。）
① 即時の証憑保管
補助事業に必要な商品等の見積り・発注は採択後の日付でなければ原則として補助対象経費として認められません。つまり、採択後に発注したという証明のための証憑が必要になるのです。
見積書、発注書、請求書、領収書、これからは発生した時点で必ず保管しておきましょう。
数か月先の報告作業の時に、紛失したことに気付くという事態は絶対避けたいところです。
② 支払者をなるべく一本化する
補助事業によっては会社でなく個人が立て替える機会もあるかと思います。
会社名義で申請していた場合、会社から個人への精算が必要になることがあります。その際に立て替えした人が複数いると、その方のカード明細や精算書を作ったりと作業が何倍にもなる可能性がありますので、無理のない範囲でなるべく支払者を一本化したいところです。
③ 補助対象経費の計上を単純化する（推奨）
「補助金が貰える費用は全て計上したい」と思うのは当然です。
しかし、細かい経費までを計上して項目だけが増えてしまうと、後々の報告作業が煩雑になることもあります。
これはあくまで私の個人的な推奨なのですが、経費計上をする際になるべく単純化するということも、一つの方法かと思います。
今年の創業補助金の申請をサポートさせて頂いた時には、ご依頼頂いたお客様から「人件費は計上しなくて良いです」というお話を頂いていました。
何故かと聞くと、昨年の同じ創業補助金の報告時、人件費の算出に大変苦労したからだそうです。
もちろん、全額の補助対象経費計上を否定するわけではありません。
貰えるものは全て貰った方が良いと思いますし、
それこそ補助金を受ける醍醐味でしょう。
しかし、補助金にせっかく採択されたのに途中であきらめてしまうのは本末転倒ですので、報告事務のボリュームを事前に検討した上での申請も、効率的に補助金を獲得する一つの方法なのではないでしょうか。